Dérive du périmètre : c'est quoi, et pourquoi personne ne la voit arriver

Tu as livré un projet à temps, le client est content, ton équipe aussi, et pourtant il t'a coûté plus cher que prévu ? Personne n'a fait d'erreur évidente. Ta marge a quand même fondu, et tu ne sais pas exactement où.

Ce n'est pas un hasard et ce n'est pas de la mauvaise gestion. C'est un phénomène qui porte un nom : la dérive du périmètre.

Qu'est-ce que la dérive du périmètre (ou scope creep) ?

Le périmètre d'un projet, c'est tout ce qui est inclus dans ce que tu as promis : le travail à faire, le budget et l'échéancier qui vont avec. La dérive du périmètre arrive quand le projet grossit petit à petit, sans que personne ait décidé de le faire grossir. En anglais, on parle de scope creep : « scope » veut dire périmètre et « creep » veut dire ramper.

Pense à un bateau qui s'éloigne du quai. Personne ne décide de partir, mais personne ne tient la barre non plus. Le mot « dérive » est exact : le projet s'éloigne de son plan sans qu'on le remarque.

Et c'est là que ça devient difficile à voir : la dérive est souvent inconsciente. Personne n'accepte un ajout pour faire du tort au projet. On dit oui pour rendre service, pour garder le client content, pour éviter une discussion un peu tendue. Chaque raison est bonne. Le problème n'est pas le « oui ». Le problème est que personne n'a décidé de le donner.

L'exemple classique en PME : la petite demande à qui on dit oui

Ce cas est fictif, mais il ressemble à beaucoup de PME. Une PME (petite ou moyenne entreprise) de 20 personnes conçoit et installe des aménagements sur mesure pour des commerces. Elle signe un contrat de 30 000 $.

À la semaine 2, le client demande de changer la couleur d'un panneau : « ça ne devrait pas être long ». Le chargé de projet dit oui. À la semaine 3, le client demande un module de rangement de plus, et le technicien, qui est sur place, dit oui. À la semaine 5, un employé du client demande une livraison un samedi. La personne aux ventes dit oui au téléphone.

À la fin, il y a 6 ajouts en tout. Trois personnes différentes ont dit oui, et aucune n'avait le pouvoir de le faire. Aucune personne qui connaît le budget n'a vu passer ces demandes. Le dirigeant l'apprend au bilan du projet, quand il est trop tard pour en parler au client.

Qui avait le droit de dire oui dans l'entreprise ?

Le client n'a rien fait de mal : demander fait partie de son rôle. Ton équipe non plus : dire oui à un client, c'est du bon service. Le problème est ailleurs. Personne n'avait été désigné pour approuver un ajout, et personne ne voyait ce qu'il coûtait. Le problème vient du système, pas des personnes.

Une demande qui entre sans approbation est une décision prise par défaut. Et c'est là que la dérive rejoint le coût de l'inaction : ne pas décider qui a le droit d'accepter un ajout, c'est déjà décider. Sauf que tu le paies plus tard, et plus cher.

Combien la dérive du périmètre coûte-t-elle à ta marge ?

Voici un exemple chiffré, avec ses hypothèses écrites. Ce n'est pas une donnée mesurée. Un contrat de 30 000 $ avec une marge prévue de 6 000 $. Les 6 ajouts du cas précédent prennent environ 5 heures chacun, en comptant les échanges, les corrections et le travail à refaire. Un coût de 45 $ de l'heure, salaire et charges inclus.

6 ajouts × 5 heures × 45 $ = 1 350 $ par projet

C'est 22,5 % de la marge de 6 000 $. Si ta PME livre 12 projets par année avec ce même rythme, 1 350 $ × 12 = 16 200 $ par année qui disparaissent sans qu'aucune ligne du budget ne le dise.

Le phénomène n'est pas rare. Selon un sondage du PMI (Project Management Institute, une association internationale de gestion de projet) publié en 2018, 52 % des projets terminés dans les 12 mois précédents avaient subi une dérive du périmètre ou des changements non contrôlés, contre 43 % cinq ans plus tôt. Ce sondage ne porte pas sur le Québec, et il date de 2018. Lis-le comme un ordre de grandeur, pas comme un portrait de ta PME. Source : PMI, « Scope Patrol », PM Network, juillet 2018.

Ce que les chiffres ne montrent pas : les heures données au client sont retirées à un autre projet, ton équipe finit en surcharge, et toi, tu apprends le dépassement trop tard pour en discuter. Le coût n'est pas seulement financier : c'est aussi l'énergie de ton équipe.

Ce que je constate sur le terrain en gestion de projet

Je suis gestionnaire de projet à contrat depuis 15 ans, en événementiel, en jeux vidéo, en technologie et dans le milieu culturel. J'ai vu une dérive laissée en place coûter assez cher pour qu'une entreprise finisse par payer de sa poche pour livrer un contrat.

Ce qui sépare un projet qui dérive d'un projet qui tient est rarement le client. C'est le moment où quelqu'un nomme qui décide. Une bonne partie de mon travail consiste à rendre visible ce qui se décidait sans qu'on le voie.

3 gestes concrets à faire cette semaine, sans aucun outil

1. Écris le périmètre d'un projet en cours en une phrase. Si tu n'y arrives pas, ou si ton équipe écrit une phrase différente de la tienne, la dérive a probablement commencé.
2. Nomme une personne qui a le droit d'approuver un ajout. Un nom, pas un titre général. Dis-le à ton équipe et à ton client avant la prochaine demande.
3. Compte les « oui » de la dernière semaine. Relis tes courriels et tes messages d'équipe, et note chaque demande acceptée. Tu obtiens un nombre, et ce nombre est ton point de départ.

Passe à l'action : atelier « Le coût de l'inaction » le 20 octobre

Si tu laisses les demandes entrer sans décision, tu peux te retrouver à payer pour livrer le contrat. Dans cet atelier, on met un prix sur ce que les décisions reportées te coûtent. La dérive du périmètre en fait partie.

Foire aux questions

Qu'est-ce que la dérive du périmètre ?

La dérive du périmètre est l'ajout de demandes à un projet après son départ, sans approbation de la personne qui décide du budget et de l'échéancier. Chaque ajout semble petit, mais leur somme change le coût et la durée du projet.

Quelle est la différence entre dérive du périmètre et scope creep ?

Il n'y en a pas. Scope creep est le terme anglais, et en français on dit dérive du périmètre ou glissement de périmètre. Le mot « creep » veut dire ramper, ce qui décrit bien un projet qui grossit sans bruit.

Comment savoir si mon projet dérive ?

Compare ce qui a été promis au départ avec ce que ton équipe fait aujourd'hui. Si tu trouves des tâches que personne n'a approuvées, ou des heures qui dépassent le plan sans explication, ton projet dérive.

Dire oui à un client, est-ce une erreur ?

Non. Dire oui peut être une bonne décision d'affaires. L'erreur est de le dire sans que la bonne personne ait vu le nombre d'heures, le coût et l'effet sur l'échéancier.

Par Michelle Laflèche, Facteur Femme.
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